Làm thế nào để hoàn thành tất cả công việc một cách tốt nhất?

Bạn đang cảm thấy công việc như chồng chất xung quạnh bạn? Cho dù bạn đang ngập trong đống việc nhà hay càng nhiều công việc dai dẳng mà bạn cần hoàn thành ở văn phòng thì có thể bạn đang choáng ngợp và thất vọng. Chúng ta cũng đã từng như vậy và chúng ta đều lúng túng khi hoàn thành những công việc khó khăn này.
Bài viết được dịch theo lời tác giả
Chúng ta muốn tham gia vào một chuyến đi hay tiếp xúc với một công việc thú vị thì trước tiên, phải bỏ thời gian để hoàn thành những việc mà mình không hứng thú. Năng suất và niềm vui thú của bạn sẽ bị ảnh hưởng theo hướng tiêu cực nếu bạn không quét sạch hết đống công việc lặt vặt. Phần lớn công việc này không mất quá một phút để hoàn thành, nhưng chúng có thể dồn lại thành một núi công việc nếu bạn không để ý. Không thể để điều đó xảy ra như vậy.

1. Mỗi công việc thú vị đều có một vài nhiệm vụ tẻ nhạt, đó là điều không thể tránh khỏi

Bất kể bạn cảm thấy thế nào khi làm việc thì bạn vẫn phải hoàn thành nó. Chỉ cần bạn có một suy nghĩ tiêu cực về nhiệm vụ của bạn thì bạn sẽ thất bại thôi. Thay vì khinh thường những công việc đó, bạn nên tỏ thái độ tôn trọng. Ngay cả công việc thú vị nhất cũng đi kèm với một mớ công việc hành chính.
Dù biết rằng bạn qua được một đống thủ tục hành chính rườm rà, điền hết tất cả các mẫu đơn và trả lời tất cả toàn bộ thư điện tử chỉ là để có được công việc mà bạn cảm thấy thích thú. Tuy vậy, hãy tưởng tượng bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, tốt hơn và vui đến mức nào nếu bạn tiếp tục công việc của mình.

2. Để hoàn thành công việc mà bạn không muốn làm, hãy lên kế hoạch cho nó với những chiến lược khôn ngoan

# Cân bằng công việc hằng ngày
Sử dụng phương pháp Pomodoro để tối ưu hóa thời gian của bạn mà không khiến bạn mệt mỏi. Hãy bắt đầu bằng việc lập ra một danh sách những việc cần phải làm, và nhóm những công việc liên quan lại với nhau. Sau đó, làm công việc hoặc các cụm công việc đó mỗi 25 phút cố định. Nghỉ ngơi 5 phút sau đó tiếp tục công việc theo cách thức đó. Sau khi hoàn thành khoảng 4 lần như vậy, hãy dành 20 phút để nghỉ ngơi. Bằng cách này, bạn đã có 75{a800a251b634c5d11f20a2d07a906847a3b3472666285838eb476f2ac984752d} thời gian cho công việc và 25{a800a251b634c5d11f20a2d07a906847a3b3472666285838eb476f2ac984752d} thời gian để nghỉ ngơi.
# Biến một số công việc trở nên tự động hóa
Chuyển toàn bộ email vào một địa chỉ duy nhất có thể giúp bạn tránh phải mở nhiều dịch vụ email khác nhau. Phần lớn các dịch vụ này đều cho chúng ta tùy chọn để thiết lập nên những bộ lọc cho phép chúng ta sắp xếp thư từ.
Nếu bạn thường tạo ra một kiểu thư hoặc tài liệu lặp đi lặp lại thì tốt hơn hết là nên tạo ra một mẫu nhất định. Tất nhiên là bạn vẫn có thể tùy chỉnh chúng sao cho phù hợp nhưng như vậy sẽ dễ tùy chỉnh chi tiết hơn là phải soạn lại tin nhắn hay văn bản đó từ đầu mỗi ngày. Những quá trình tự động như là thanh toán hóa đơn và điền lại vào các tờ đơn rất có ý nghĩa khi bạn không cần bỏ ra giờ nghỉ trưa để hoàn thành những công việc tẻ nhạt đó.
# Hãy để công việc vặt trở thành một phần trong lịch trình của bạn
Kết hợp những quy tắc như “One Touch Rule” để tiết kiệm thời gian. Quy tắc này yêu cầu bạn phải quan tâm đến những thư mục cần xem xét ngay lập tức để bạn có thể xử lý chúng trong 1 lần duy nhất. Ví dụ, thay vì ném thư rác thành 1 đống trên bàn của bạn thì bạn nên ném chúng vào thùng rác ngay lập tức.
# Làm những công việc tốn nhiều công sức trước
Hoàn thành những công việc khó khăn nhất của bạn vào đầu ngày. Đây là những việc yêu cầu sự sáng tạo nhiều nhất, hoặc là những công việc bạn ghét nhất. Bạn sẽ ít phải trải qua những quyết định mệt mỏi vào đầu ngày, và mức độ tự chủ của bạn cũng sẽ cao hơn. Bạn sẽ không muốn tốn cả ngày để hoàn thành một công việc như một nỗi sợ và sau đó là hoàn toàn kiệt sức khi hoàn thành chúng.
# Hoàn thành từng cụm công việc
Khi bạn tiếp cận với những công việc tương tự và liên quan với nhau trong cùng một lúc, bạn có thể hoàn thành chúng một cách nhanh chóng. Thiết lập một phần thời gian của bạn dành cho những công việc đặc thù như nghe các cuộc điện thoại hoặc hoàn thành các yêu cầu. Thiết lập một phần thời gian để kiểm tra email, và những thông báo ẩn không cần thiết. Bỏ thời gian cho công việc đa tác vụ thường không hiệu quả bằng tập trung vào hoàn thành từng công việc.
# Biến công việc của bạn thành một trò chơi và tự thưởng cho bản thân
Hãy nghĩ đến những điều làm bạn vui và cố gắng liên kết công việc của bạn với những điều đó. Nếu đó là một kỳ nghỉ mà bạn ao ước, hãy đồng ý việc bỏ ra một vài đô la mỗi ngày để lập thành một quỹ du lịch của bạn mỗi khi bạn hoàn thành các mục trong các tập tin đến và đi của bạn. Bạn không phải là người duy nhất hưởng lợi từ việc nghĩ về kỳ nghỉ của mình, mà còn là việc hoàn thành các công việc của bạn như là một trò chơi.
# Yêu cầu sự giúp đỡ lúc cần thiết
Tùy thuộc vào vị trí của mình mà bạn sẽ có được thêm những sự trợ giúp cho những công việc này. Thường việc lôi kéo những người giúp đỡ có kinh nghiệm sẽ ít tốn kém hơn việc tốn thời gian ép buộc mình phải tự học điều đó và làm sao hoàn thành cho thật tốt. Cho dù bạn không có đủ tiềm lực để thuê một trợ lý thì bạn vẫn có thể có được sự góp ý chân thành từ sếp hay đồng nghiệp của bạn nếu khối lượng công việc không thể kiểm soát.

3. Nếu bạn muốn dễ quản lý công việc vặt hơn, hãy theo kịp chúng

Edward Young đã từng nói: “Chần chừ là kẻ trộm thời gian”. Vứt bỏ việc vặt chỉ khiến cho lượng thời gian của bạn dành cho việc hoàn thành chúng sau bị rối tung lên. Nếu như bạn thực hiện việc vặt bằng một thái độ tích cực và hoàn thành chúng một cách hiệu quả, thì bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để thưởng thức những điều bạn yêu thích.

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of